Sự khác biệt giữa phần mềm kế toán và ERP trong doanh nghiệp

Ngày 06/01/2020

Kỷ nguyên của cuộc cách mạng 4.0 đánh dấu bước phát triển mạnh mẽ của ngành công nghiệp phần mềm, đặc biệt là các loại phần mềm quản lý kinh doanh. Trong khi nhiều doanh nghiệp từ lâu đã coi phần mềm kế toán là một công cụ không thể thiếu, thì sự xuất hiện phổ biến của phần mềm ERP cũng tạo thêm lựa chọn cho doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính. Vậy phần mềm kế toán erp là gì? Bạn nên sử dụng phần mềm kế toán erp hay tiếp tục sử dụng phần mềm kế toán? Hãy cùng Kế toán 1A tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

Phần mềm kế toán erp là gì?

Phần mềm kế toán erp là viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning trong tiếng Anh, có nghĩa là “Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp”. Vì thế có thể hiểu đơn giản, ERP là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực trong doanh nghiệp là điều cơ bản. Việc áp dụng rời rạc nhiều phần mềm khác nhau để quản lý doanh nghiệp (như phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm nhân sự, …) không gọi là ERP vì không mang tính tích hợp và không có sự liên kết số liệu như khi bạn chỉ sử dụng một phần mềm ERP duy nhất.

Giải pháp ERP là ứng dụng được nhiều doanh nghiệp vừa và lớn triển khai trong những năm gần đây. Thông thường, một giải pháp phần mềm ERP sẽ bao gồm nhiều module khác nhau như: quản lí nhân sự, quản lí hàng tồn kho, tính kế toán tiền lương, hệ thống bán hàng, quản lí mua và bán, quản lý sản xuất, … Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của người tiêu dùng để thêm bớt các module. Bên cạnh đó, mỗi doanh nghiệp khác nhau thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau.

Khác nhau giữa ERP và phần mềm kế toán

• Từ định nghĩa chúng ta cũng đã có thể thấy sự khác nhau cơ bản của ERP và một phần mềm kế toán, đó chính là ERP gồm nhiều chức năng hơn và thiên về mục đích quản trị nhiều hơn mục đích kế toán. Doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP sẽ có khả năng kiểm soát tốt hơn các vấn đề như công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công để có kế hoạch sản xuất, kinh doanh chính xác và phù hợp với năng lực của mình. Tuy vậy, một hệ thống ERP thường chỉ phù hợp với một doanh nghiệp nhất định.
• Phần mềm kế toán mục đích chính là giúp kế toán viên xử lý các số liệu đầu vào theo hình thức tự động, giúp giảm chi phí, thời gian so với việc xử lý thủ công. Từ các số liệu đó, phần mềm kế toán sẽ xuất ra được các báo cáo kế toán giúp đánh giá được tình hình hoạt động của doanh nghiệp như báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn, ... tuân thủ theo các quy định và chế độ kế toán nhà nước. Vì thế, một phần mềm kế toán thông thường sẽ phù hợp với đa số doanh nghiệp hơn ERP. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp Việt ứng dụng các  phần mềm kế toán erp của nước ngoài thất bại là do sự khác biệt của hệ thống kế toán ở Việt Nam so với hệ thống kế toán thế giới.
• Phần mềm kế toán có đầu vào là kết quả của những hoạt động của doanh nghiệp (mua bán hàng hoá vật tư, thu chi tiền mặt, tiền gửi, ...) còn hệ thống ERP nhắm vào các quy trình tác nghiệp và các công việc hoạch định chiến lược trong công ty. Khâu xử lý kế toán trên hệ thống ERP thông thường là khâu cuối cùng và mang tính kế thừa dữ liệu từ các modules phía trước. Vì vậy, với phần mềm kế toán đơn lẻ, không nằm trong hệ thống ERP thì việc nhập dữ liệu đầu vào từ các bộ phận khác hay từ hệ thống phần mềm khác cần phải được thực hiện thủ công.
• Trong giải pháp quản lý tổng thể ERP, phân hệ kế toán được xây dựng theo định hướng quản lý tài chính kế toán. Hoạt động của các bộ phận và mọi nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp đều liên quan mật thiết đến bộ phận kế toán nên ứng dụng quản lý tài chính kế toán trong phần mềm ERP cực kỳ quan trọng. Với tính liên kết dữ liệu đồng nhất (do tích hợp các ứng dụng trên một nền tảng duy nhất) nên ứng dụng kế toán trong ERP sẽ có tính kế thừa dữ liệu chặt chẽ, chính xác và tức thời từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Ví dụ với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất, hệ thống ERP sẽ cho bạn biết số lượng xuất vật tư có nằm trong khuôn khổ định mức vật tư cho sản xuất thành phẩm không, và số lượng thành phẩm hoàn thành có phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh không, … Còn đối với phần mềm kế toán, bộ phận kế toán chỉ có thể căn cứ vào số liệu thực tế kho xuất bao nhiêu để ghi nhận vào phần mềm để quản lý tồn kho và đưa ra các báo cáo thống kê mà không thể kết luận được rằng số liệu này là thiếu hay đủ cho sản xuất.
• Thời gian triển khai của hệ thống ERP và phần mềm kế toán cũng rất khác nhau. Thông thường, với một phần mềm kế toán đơn giản, bạn chỉ cần khoảng thời gian từ một tuần đến một tháng là có thể nắm vững cách thức sử dụng. Còn với giải pháp ERP, thời gian để doanh nghiệp có thể thấy rõ hiệu quả của hệ thống thường phải mất ít nhất 3 năm. Nếu doanh nghiệp không có quyết tâm, không có đủ trình độ và năng lực về ngân sách thì rất khó để triển khai ERP thành công.

Đọc đến đây có lẽ bạn đã có thêm tiêu chí để lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán erp hay phần mềm kế toán cho doanh nghiệp của mình. Nếu quy mô doanh nghiệp của bạn đã đủ lớn, và bạn đã sẵn sàng để đối mặt với thách thức thì có thể lựa chọn sử dụng ERP. Còn nếu chỉ cần một phần mềm kế toán đơn giản nhưng đáp ứng được đầy đủ quy trình nghiệp vụ của công ty, luôn được nâng cấp cải thiện và cập nhật những quy định mới của thuế, thì hãy tham khảo phần mềm kế toán 1A ngay nhé.

Xem thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ

NTB. Liên